Копирайтеров, как и других фрилансеров, привлекает возможность быть свободным творцом без начальника, строгого графика работы и душного офиса. И при этом еще и неплохо зарабатывать.

Только почему-то некоторые копирайтеры еле справляются с одним текстом в день, а другие успевают писать 50 и более тысяч знаков без переутомления и стресса, и переделать еще кучу полезных дел. Может быть, они знают какой-то секретный способ управления временем?

Скорее всего, так и есть. Правильное распределение времени и планирование рабочего процесса помогает успевать выполнять задачи в срок, и обеспечивает повышение эффективности работы. Для этого специалисты пользуются техниками и приемами тайм-менеджмента.

Сегодня мы расскажем, как использовать тайм-менеджмент в работе копирайтеров, чтобы повысить эффективность работы и все успевать.

Что такое тайм-менеджмент?

Если перевести понятие “тайм-менеджмент” с английского, то мы поймем, что это подход к управлению и планированию своего времени.

Неумение эффективно распоряжаться временем приводит к переработкам, хронической усталости, срыву сроков. С помощью тайм-менеджмента человек способен взять под контроль свое время и осознанно решать, как и на что его тратить.

При правильном планировании можно распределять время так, чтобы его затраты на работу были меньше, а эффективность труда повышалась.

Похитители рабочего времени

Мы много времени стараемся уделять общению с семьей, развлечениям с друзьями, просмотру фильмов, чтению книг, хобби. Но, даже когда мы целый день проводим за работой, то не всегда успеваем выполнять все задачи.

Кто отбирает рабочее время фрилансеров? Почему с утра мы решаем написать статью, придумать тему для поста, поговорить с заказчиками, а в конце дня понимаем, что не сделали и половины?
Вот самые злостные расхитители времени:

• Соцсети. Они способны затянуть нас на много часов. Очень часто копирайтеры заходят в соцсеть строго по делу, но как-то незаметно начинают листать ленту, смотреть видео, и забывают о работе.

• Лень и прокрастинация. Если в работе нет четкого графика и проверяющих, которые контролируют процесс работы, многие специалисты просто не могут собраться и вовремя заняться делами. Даже при наличии четких сроков, иногда возникает ощущение, что все можно успеть сделать когда-нибудь позже.

• Перерывы на чай и перекусы. Игнорировать урчащий желудок или просто желание выпить чай с печеньками часто не удается и самым стойким. Тем более, когда до кухни всего два шага. Кажется, что это дело на две минуты, но такие перерывы очень сильно отвлекают от работы и не дают сосредоточиться.

• Общение, не связанное с работой. Копирайтеры чаще всего работают дома, а это значит, что разговоров с близкими не избежать. Ребенку нужно помочь с домашним заданием, муж спрашивает, где лежит его рубашка, собака просится на улицу, а еще подружка позвонила или неожиданно зашла в гости. Отказать в общении в таких ситуациях довольно непросто, а работа по-прежнему стоит на месте.

Если эти отвлекающие факторы уже сформировались в привычки, то придется сильно постараться, чтобы от них избавиться. Только тогда тайм-менеджмент позволит повысить эффективность работы и принесет свою пользу. Дополнительно о похитителях времени вы также можете прочитать в нашей статье.

В чем заключается польза тайм-менеджмента?

Специалист, овладевший приемами тайм-менеджмента:

• быстрее достигает своих целей и успеха в профессии;
• успевает сделать намного больше за тот же промежуток времени;
• способен увеличить уровень своего дохода;
• работает без напряжения и лишнего стресса;
• всегда знает, как действовать;
• чувствует себя свободным и самостоятельно контролирует свою жизнь;
• допускает меньше ошибок;
• достигает максимальной эффективности;
• все успевает.

Принципов и авторских методик по тайм-менеджменту придумано огромное количество.  Кто-то пользуется ими постоянно, кому-то они категорически не подходят. Мы выделили несколько практических приемов и методов, которые не потребуют много времени для изучения и подойдут копирайтерам любого уровня — от новичков до “акул” фриланса.

Способы повышения эффективности работы

• Хронометраж

В течение одной-двух недель записывайте все, что вы делаете поминутно, и сколько времени вы тратите на каждое действие. Учитывайте любую деятельность, в том числе не связанную с работой. Потом просмотрите полученные результаты и проанализируйте, куда и на что уходит ваше время. Исходя из результатов, вы сможете составить оптимальный график работы, понять, от чего можно отказаться, а чему стоит уделить больше внимания.

• Планирование

Это основа основ тайм-менеджмента, и копирайтерам тоже без него не обойтись.

Для начала вы должны понять, сколько времени у вас уходит на определенный вид работы. Запишите, сколько по времени занимает создание поста, статьи, какие темы даются вам проще, а на какие вы пишете дольше и с большим количеством усилий. Во-первых, это позволит вам адекватно оценить свои силы и рассчитать объем работы на день. Во-вторых, вы сможете пересмотреть прайс на свои услуги. Тексты, которые писать сложнее, будут дороже.

Что делать, если у вас накопилось очень много заданий? Чтобы не запутаться в задачах и вовремя их выполнить, существует несколько классических приемов тайм-менеджмента:

Матрица Эйзенхауэра. Включает в себя 4 раздела, по которым необходимо рассортировать все задачи:

• Важное, срочное. Неотложные дела, которые нужно выполнить в первую очередь — сделать срочный заказ, попросить клиента принять готовую работу.
• Важное, не срочное. То, что имеет значение, но может быть выполнено в течение какого-то времени – изучить информацию для будущей статьи, напомнить клиенту об оплате.
• Не важное, срочное. Ежедневная рабочая рутина — созвониться с клиентом, проверить почту, посмотреть объявления о новых вакансиях.
• Не важное, не срочное. То, что можно вообще вычеркнуть из списка.

Распределите ваши дела по разделам и двигайтесь вниз по списку в порядке убывания значимости.

Метод 4D. Метод, очень схожий с предыдущим, но для кого-то он более близкий и понятный.

Согласно этому методу, необходимо распределять задачи по четырем категориям:

• Do (сделать) — задачи, которые лучше всего выполнить и сразу исключить из списка дел.
• Delegate (делегировать) — передать задачу для выполнения другим.
• Delete (удалить) — вычеркнуть задания, которые не важны.
• Delay (отложить) — это относится к несрочным или очень объемным заданиям. Но, откладывая задачу, вы должны установить четкий срок ее выполнения.

• Правило 1-3-5

Согласно этому правилу, вы можете выполнить за день одну крупную задачу, три средние и пять небольших. Например, написать одну статью, придумать три оффера и прочитать пять полезных постов по темам копирайтинга. Таким образом, вы сможете разгрузить себя и при этом сохранить продуктивность.

• “Бифштекс из слона”

Если вам предстоит решить большую задачу, не “ешьте” всего “слона” сразу, лучше разделите ее на несколько частей, которые можно будет выполнять постепенно. Такой подход помогает лучше понять задание, и позволяет решать его без страха перед огромным объемом.

• Метод 10 минут

Если вам нужно работать, но нет никакого желания, и вы не можете заставить себя приступить к выполнению задания, скажите себе: “Я уделю этому занятию только десять минут, а потом отдохну”. Чаще всего начать — это самое сложное, поэтому через 10 минут вы втянетесь в работу и забудете, что хотели сделать перерыв.

• Pomodoro

Метод, который помогает сосредоточиться на работе, но при этом не переусердствовать.

Вы устанавливаете таймер на 25 минут и работаете без перерывов до его звонка. Никаких соцсетей, походов в туалет и т.д. По истечении 25 минут вы прерываетесь на 5 минут, а затем снова работаете 25 минут. И так 4 раза. Затем устройте перерыв на 30 минут.

В начале использования этой техники может быть сложно не отвлекаться и работать все 25 минут. В первый раз можете попробовать работать меньше четырех циклов подряд, затем увеличивайте их количество.

Для удобства использования метода существует приложение Pomodoro Timer Lite. Таймер ведет статистику, которую можно посмотреть в конце каждой недели. Для этого же приложения есть расширение в Google Chrome. Оно блокирует все посторонние сайты и документы, что не дает вам поддаться соблазну перейти на сторонние ресурсы до окончания таймера.

• Два дня в одном

Суть приема в том, чтобы не сидеть за работой 7-9 часов, как в офисе, а сделать для себя два коротких периода работы, например, с 9 до 13 и с 18 до 20. Так вы успеете отдохнуть, уделить время другим делам, освежить мысли и взяться за работу с новыми силами.

Используйте техники тайм-менеджмента. Тогда у вас не будет вопросов, как все успевать и где найти время, чтобы разгрести огромную кучу скопившихся задач.

К тому же приемы тайм-менеджмента отлично помогают в повышении эффективности работы и экономят много времени при выполнении и планировании рабочих заданий.

Полезные приложения и лайфхаки для копирайтеров, которые ускорят выполнение рабочих задач:

• Используйте голосовой ввод. У вас будет уходить гораздо меньше времени на набор текста, если просто надиктовывать свои мысли вслух. Функция голосового ввода есть в Google-документах (инструменты — голосовой ввод) или в заметках на телефоне.

• Научитесь быстро печатать. Чем выше скорость печати, тем быстрее вы будете справляться с заказами. Для тренировки печати существуют специальные тренажеры. Один из них — “ЗнакоПанда”. Это бесплатный сервис для тренировки навыков слепой печати в виде игры. Поддерживает русский и английский язык. Вы можете отслеживать статистику скорости печати и свой прогресс. Его аналог в Google Chrome — Stamina-online. Тренажер можно не скачивать, пользоваться прямо в браузере. Поддерживает несколько языков, разделен на уроки по уровню сложности.

• Словарь-синонимов.рф. Помогает избежать повторений и подобрать подходящие слова, если иссякла фантазия и собственные мысли.

• ZenWriter. Текстовый редактор с минимальным функционалом. Имеет приятный фон, можно настроить красивую музыку и озвучку нажатия клавиш, например, сделать звук печатной машинки. Ни оповещений, ни посторонних окон — только вы и текст.  Дает возможность полностью сосредоточиться на рабочем процессе.

• Wunderlist. Позволяет создавать списки задач, установить срок их выполнения и напоминания. Можно создавать подзадачи, и делить списки на категории. Очень прост в использовании.

• Title.web-canape. Генератор крутейших заголовков. На сайте нужно ввести ключевое слово по теме текста, и вуаля — вы получаете уникальный заголовок, а, возможно, и идею для поста или статьи.

Еще несколько советов для повышения эффективности работы:

1. Выделите время для общения с заказчиками. Если сели писать статью — пишите. Не отвлекайтесь на переписку с клиентами и ответы на вопросы. Сообщите клиентам, в какое время вы на связи, и отвечайте только в этот промежуток времени.
2. Однотипные тексты лучше пишите без перерыва. Так вы выполните работу гораздо быстрее. Особенность человеческого мозга такова, что ему нужно время на переключение с одной задачи на другую, и это время лучше потратить на выполнение работы.
3. Не бойтесь говорить “нет”. Иначе тайм-менеджмент вам не поможет. Зачем тратить время на то, что вам не нужно и не входит в ваши планы?
4.  Старайтесь выполнять работу заранее. Так не придется менять планы в случае какого-нибудь форс-мажора.
5. Выбрасывайте все лишнее. Порядок в окружении создает порядок в жизни — проверено!
6.  Анализируйте итоги дня. Посмотрите, все ли успели сделать, сколько времени на что потратили, и ответьте на вопросы: “Что получилось и не получилось?”, “Насколько я доволен результатом?”
7. Не бойтесь поменять планы. Это не внесет хаос в вашу жизнь. Наоборот, что может быть интереснее, чем внезапные перемены?
8.  Учитывайте свои биоритмы. Проследите, в какие часы и дни вы минимально и максимально продуктивны, и планируйте работу в соответствии с этими особенностями.
9. Автоматизируйте систематические задачи. Составьте шаблоны документов, подготовьте ответы на частые вопросы заказчиков, используйте отложенный постинг в соцсети.

• Работайте не больше, чем запланировали. Можете сделать всю работу за день, а можете растянуть на неделю, если позволяют сроки — решать вам. Только старайтесь сбалансировать время на работу и отдых. Если в какой-то день решили полениться, в другой интенсивно поработайте.

Эффективность тайм-менеджмента зависит от регулярного применения его методов, а также четкого понимания, зачем вы используете ту или иную технику, и какие преимущества будете иметь.

Главное, чтобы тайм-менеджмент стал для вас хорошей привычкой. Тогда вы сможете контролировать свое время, намного быстрее будете добиваться карьерных успехов и почувствуете себя по-настоящему свободным. И вопрос: “Как все успевать?” больше не будет появляться в вашей жизни.

Если вам интересна тема тайм-менеджмента, советуем прочитать статью “Эффективность работы фрилансера: как все успеть за 4 часа”.

Похожие статьи