Наверняка вы часто жалеете, что в сутках только 24 часа. Большую часть дня отнимают рабочие задачи, а на отдых, развитие и другие не менее важные дела времени совершенно не остается.

Многие убеждены: чтобы успевать выполнять всю работу и при этом иметь хороший доход, нужно очень много трудиться. Поэтому продолжают работать без остановки, не жалея себя и не думая о своих потребностях и желаниях.

Однако опыт успешных фрилансеров, которые трудятся по несколько часов в день и при этом только увеличивают эффективность работы и продуктивность в целом, доказывает иное. Как это им удается?

Все дело в правильном управлении временем и использовании базовых принципов тайм-менеджмента.

Почему так трудно все успевать

Ваш день может быть насыщен безобидными, на первый взгляд, занятиями, с аппетитом поедающими ваше время. Например, чтение новостей за чашкой кофе по утрам. Или просмотр ленты в соцсетях. Отвлекаетесь на 5 минут и не замечаете, как проходит целый час.

Никакой тайм-менеджмент для фрилансера не поможет вам стать эффективнее, пока вы не поймете, почему ничего не успеваете.

Давайте познакомимся с самыми распространенными причинами нехватки времени.

Многозадачность

Грамотный специалист должен выполнять по нескольку дел одновременно и справляться с ними хорошо. Иногда в потоке поступающих задач сложно даже просто разобраться, где заканчивается одно задание и начинается другое. Взять, например, SMM-специалистов. В их обязанности входит и настройка рекламы, и создание контента, и работа с подписчиками, и многое другое. Чтобы совместить всё это, часто приходится прилагать космические усилия и работать без нормального сна и отдыха.

Высокая отвлекаемость

Иногда какое-то дело можно закончить очень быстро, но некоторые растягивают его на целый день. Все потому, что в процессе работы вы отвлекаетесь, чтобы посмотреть ленту в соцсети, полежать пару минут, сбегать перекусить. В итоге создается ощущение, что ты работал весь день, но практически ничего не сделал.

Лень

Всем знакомое и периодически возникающее состояние. Полностью избавиться от лени, наверно, невозможно. А иногда полениться бывает даже полезно. Но если делать это постоянно, производительность труда очень сильно пострадает.

Низкая мотивация

Есть задача, а зачем ее выполнять – и сам не знаю. Такое состояние возникает, если за проект вам предложили низкую оплату или вы сделали уже десяток похожих проектов. Тогда выполнение задания вы будете откладывать как можно дальше и находить для этого сотни причин.

Низкий уровень жизненной энергии

Пассивный образ жизни, нездоровое питание, пессимизм отбирают у нас силы. Вам не удается ни поработать, ни полноценно отдохнуть. В таком состоянии невозможно найти вдохновение, изучать новую информацию – даже карандаш поднять не всегда получается.

Неопытность

Начинающие специалисты часто страдают от недостаточного количества знаний и практики, неправильно выстроенного общения с заказчиками. Из-за этого приходится много времени тратить на поиск информации, обращаться за помощью к коллегам, переделывать работу.

Профессиональное выгорание

Бывает, наступает такой момент, когда работа превращается в тяжелую обязанность. И никакие интересные проекты, никакая зарплата не могут заставить приступить к решению задач.

Страхи

Боязнь неудачи, страх не закончить работу или не уложиться в срок, неуверенность в собственной компетентности – все это является причиной медленного выполнения работы. Страхи отбирают жизненную энергию и занимают место всех остальных мыслей. Новички подвержены гораздо большему количеству страхов, но и опытные исполнители иногда с ними сталкиваются.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Существуют определенные принципы тайм-менеджмента, которые помогут вам с меньшими усилиями и за меньшее время сделать больше и достичь лучших результатов.

Планирование

Если вы хотите достичь успеха, то вам не избежать планирования долгосрочных целей и текущих задач на день. Планирование помогает расставить приоритеты: вы знаете, куда идти, что, когда и в каком порядке делать.

Без планирования вы можете успешно выполнить задачу, если все идет наилучшим образом. И крайне малы шансы справиться с задачей, если обстоятельства не в вашу пользу. С планом вы будете увереннее, даже если что-то пойдет не так.

Когда вы планируете, постарайтесь учесть возможные препятствия и всегда оставляйте несколько вариантов на выбор. Как в фильмах: если план A не работает, переключитесь на план B. Научитесь быстро перестраиваться, и никакие форс-мажоры не застигнут вас врасплох.

Иерархия потребностей

В известной всем пирамиде Маслоу изложены основные потребности человека. Она объясняет, какие вещи первостепенны для нас и как, исходя из этого, мы строим свою жизнь.

Без удовлетворения основных нужд (еда, воздух, одежда и жилье) вы не сможете сделать ничего остального. Попробуйте-ка провести важную встречу с утра на пустой желудок! Вам не хватит энергии и концентрации, а все мысли будут поглощены желанием выпить хотя бы чашечку кофе.

Управление временем – это баланс и расстановка приоритетов.

Все не может быть главным одновременно. Некоторые дела должны подождать своей очереди, пропустив вперед более важные. И эту важность вам необходимо научиться определять.

Анализ

Если вы застряли на какой-то сложной задаче, вам стоит пересмотреть свои действия и решить, двигаться ли дальше. Не слушайте людей, говорящих: «Просто продолжай работать над этим и найдешь решение». Это не сработает. Так можно терять время до бесконечности.

Поэтому необходимо вовремя остановиться и проанализировать:

• приоритеты – проверьте, не потеряли ли вы свою главную цель из поля зрения;
• успехи – оцените ваши маленькие победы на данный момент;
• неудачи – анализируйте ошибки и учитесь на них;
• процесс – двигаетесь ли вы в нужную сторону, идете ли по плану, нужны ли дополнительные действия.

Анализ не займет много времени, а выгоды от него могут быть бесценными.

Организация и самоорганизация

Организованность – ключевой фактор вашего успеха.

Создайте себе комфортную и эргономичную рабочую среду. Наведите порядок на рабочем столе компьютера, на вашем рабочем столе. Систематизируйте информацию. Это поможет сэкономить много времени.

Что делать для повышения эффективности работы

Есть много способов повысить эффективность работы. Они дополняют друг друга и дают отличный результат.

Оптимизируйте свой график

Подумайте, в какое время суток вы максимально энергичны и продуктивны. Постарайтесь использовать это время для выполнения самых сложных задач. Отдыхайте не только в субботу и воскресенье, а, например, через день. С комфортным для себя графиком вы будете больше успевать и меньше уставать.

Проведите анализ рабочих функций

Составьте четкое представление о том, какие задачи вы выполняете. Возможно, вы растрачиваете энергию на множество мелкий дел, а до действительно важных доходить не успеваете. Если вы понимаете, что некоторые задачи не касаются вашей специальности, предложите заказчику передать их профессионалу соответствующего профиля, потому что вы будете затрачивать на них слишком много времени.

Избавьтесь от многозадачности

Когда вы пытаетесь выполнять несколько дел сразу, может создаваться иллюзия, что вы успеете сделать больше. На самом деле, вы не концентрируетесь ни на одном деле достаточно хорошо, все время переключая внимание с одного на другое. На это уходит гораздо больше времени и энергии, и в результате вы быстрее устаете. Поэтому выполняйте одну задачу за раз. Полностью справились с одной – можно браться за другую.

Составляйте список задач

Планирование дел и наглядный список задач позволяют составить полную картину того, что нужно успеть сделать, а также определить самые важные дела. Старайтесь не планировать слишком много. Ставьте перед собой 2-3 главные задачи и разбивайте их на более мелкие. Список позволяет оценить эффективность работы в конце дня.

Оцените время, которое вы тратите на конкретную задачу

Приступая к работе, постарайтесь засекать время на выполнение каждой задачи. В дальнейшем вы сможете заранее понимать, какой объем работы за какое время сможете сделать. Если вам кажется, что какая-то задача занимает слишком много времени, постарайтесь определить причины, почему так происходит.

Устанавливайте дедлайны

Если заказчику не принципиально, когда будет выполнена работа, определите крайний срок сами. Зная срок окончания работы, вы будете распределять свои силы и время. Но не растягивайте маленький заказ надолго и не устанавливайте жесткие сроки, из-за которых вы начнете нервничать.

Используйте современные технологии

Пользоваться гаджетами и интернетом во время работы можно и даже нужно. Но не поддавайтесь искушению заглянуть в соцсети, а лучше зайдите в планировщик, включите таймер или просмотрите задачник. Многие сервисы помогают грамотно организовать работу, сфокусироваться на конкретных задачах и повысить продуктивность.

Предлагаем вам список полезных приложений, которые упрощают тайм-менеджмент для фрилансера.

Google Hangouts Meet – программа для планирования встреч. Сохраняет историю переписки в чате, позволяет увидеть, до какого сообщения дочитал каждый участник встречи. Есть версия и для компьютеров, и для мобильных устройств.

Clara – личный ассистент для организации рабочего процесса. Он может автоматически добавлять запланированные события из почты в календарь, организовывать встречи и общение с клиентами. Но поддерживает только англоязычную версию.
⠀
Slack – мессенджер для работы и общения с коллегами или заказчиками. Можно создавать отдельный канал по каждому проекту или общаться в личной переписке.

Toggl – приложение для учета времени. Можно создавать неограниченное количество проектов, добавлять заказчиков, использовать теги, экспортировать отчеты в PDF-файлы.
⠀
TickTick – приложение, позволяющее создавать множество списков задач, хранить заметки. Можно задавать разные параметры сортировки (по порядку, дате, имени, приоритету). Возможна синхронизация между всеми устройствами.

RescueTime – еще один крутой планировщик. Учитывает время и продуктивность определенной задачи. Приложение отслеживает вашу активность и может определить слабые места в использовании времени. Все отчеты группируются по меткам, их можно детализировать и сравнить.

Trello – одна из наиболее популярных систем управления проектами. Она помогает эффективно организовывать работу с помощью наглядной доски списков. Можно придумать свою систему меток, оставлять комментарии, добавлять вложения.

Wunderlist – программа-планировщик, помогает везде успевать. Он напоминает о задачах, формирует чек-листы, позволяет отследить, что сделано, а что нет.

Pomodoro Timer Lite – таймер, основанный на известной технике по организации рабочего времени. Приложение ведет статистику, которую можно посмотреть в конце каждой недели.

Сейчас столько возможностей облегчить свою жизнь с помощью приложений — пользуйтесь!

Техники для повышения эффективности работы

Для достижения максимальной эффективности в работе предлагаем также воспользоваться специальными приемами и техниками.

Техника «Pomodoro»

Очень известный метод повышения продуктивности работы и концентрации внимания.

Перед началом рабочего процесса поставьте таймер на 25 минут и в этот промежуток времени работайте, не отвлекаясь. После звонка таймера сделайте перерыв на 5 минут, а затем снова работайте 25 минут.

С одной стороны, 25 минут – это не так уж много времени, с другой — это время, которое вы отводите только на исполнение задания, не откладывая ее и ни на что не отвлекаясь. Продуманное чередование труда и отдыха помогает успеть сделать гораздо больше за меньший отрезок времени.

Чтобы было легче привыкнуть к такому режиму работы, пользуйтесь вспомогательными приемами и инструментами:

• Ставьте кухонный таймер или используйте приложение Pomodoro Timer Lite.
• Включайте режим полёта на телефоне.
• Организуйте тихое уединенное место для работы.
• Помечайте, сколько 25-минутных периодов прошло.

Съесть лягушку

«Есть лягушку» – американское выражение, означающее «делать что-то очень неприятное». Это отличная техника для борьбы с прокрастинацией и для увеличения продуктивности.

В начале каждого рабочего дня выполняйте самые неприятные и неинтересные задачи в первую очередь. Справившись с ними, можете приступать к остальной работе. Она точно покажется приятной и будет делаться с легкостью.

Принцип 20/80 (закон Парето)

В основе данного принципа лежит утверждение: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – 20% результата.

Поэтому необходимо определить важность каждой задачи. Выполняйте наиболее серьезные задания в период вашей высокой работоспособности, а несущественные – в оставшееся время.

Техника «3 важные задачи»

Утром каждого дня записывайте три наиболее важных задачи, которые нужно выполнить в течение дня, и обязательно их выполняйте. Если вы справитесь с ними быстро, то можете сделать что-нибудь еще.

Это простая привычка повышает эффективность работы и доступна абсолютно каждому.

Информационная диета

Чтобы не перегружать свой мозг и снизить утомляемость, постарайтесь ограничить получение ненужной для вас информации: не читайте бесполезные блоги, сведите к минимуму общение с людьми, которые негативно на вас влияют, постарайтесь найти себе развлечения, несущие какую-то пользу. А затем проследите, как это скажется на вашей продуктивности.

Теперь вы понимаете, почему одни люди все успевают и достигают больших результатов, а другие бросаются от одного дела к другому, а результата нет.

Освоить тайм-менеджмент для фрилансера вполне реально. Главное — определить, насколько эффективно вы распределяете свое время и пользуетесь всеми доступными ресурсами. Ваша личная эффективность будет гораздо выше, если вы сможете гармонично распределять время на работу и отдых, научитесь расставлять приоритеты и фокусироваться на конкретных задачах. Сформировав правильные привычки, вы будете меньше уставать и повысите продуктивность работы.

Рассмотренные выше техники и способы повышения личной эффективности доступны любому человеку, но только от вас зависит, смогут ли они быть по-настоящему полезными.

 

 

Похожие статьи