Тайм-менеджмент для фрилансера: как составить план на день

Фрилансер без плана дня — как рыба без воды. Если он не имеет четкого графика работы и списка задач, то начинает барахтаться в хаосе дел, и в итоге задыхается под весом задач и усталости.

Поэтому фрилансерам очень важно составлять план работ на день, его проще проанализировать и скорректировать.

Если вы научитесь планировать день, то в дальнейшем с легкостью сможете составлять планы на неделю, месяц и даже годы вперед.

 

Преимущества планирования дня

 

Планирование дня помогает обеспечить рациональное использование времени и повышает продуктивность работы. Чем лучше мы распределяем время, тем эффективнее можем использовать его в своих рабочих и личных целях.

 

Какие еще плюсы дает планирование дня?

 

1. В достижении целей:

 

  • сокращение лишних действий для достижения целей;
  • реалистичный подход к постановке целей.

 

2. В экономии времени:

 

  • четкое представление о том, сколько времени уходит на конкретное дело;
  • правильное распределение времени.

 

3. В расстановке приоритетов:

 

  • сосредоточение на важных задачах и их эффективная реализация;
  • определение степени важности каждой задачи;
  • рациональный запас времени для непредвиденных задач.

 

4. В психологическом состоянии

 

  • отсутствие хаоса и чувства потерянности;
  • удовлетворение от работы и результатов, меньше раздражения, стресса.

 

Правила планирования

 

Чтобы на себе почувствовать пользу составления планов, прежде всего следует изучить и использовать некоторые правила тайм-менеджмента.

 

1. Начинайте каждое утро с десятиминутной подготовки своего рабочего дня. Это помогает экономить более одного часа в день. В идеале составлять план накануне вечером, а утром посвятить 5-10 минут на то, чтобы проверить список и скорректировать его.

 

2. Старайтесь выполнить большую часть дел в первой половине дня. А на вечер оставить минимум.

 

3. Следуйте правилу “60:20:20”. Согласно этому правилу, распределять время необходимо между тремя видами дел:

 

— 60% — запланированная деятельность,
— 20% — непредвиденная деятельность,
— 20% — спонтанная деятельность. Например, порывы творчества или неожиданные идеи.

 

4. Делите задачи на категории. Прежде чем составлять план, разделите все дела на долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Затем определите их приоритетность и расставьте задачи в порядке важности.

 

5. Доводите каждое начатое дело до конца. Даже если вам на пятки наступает следующая важная задача. Бросая дела на полпути, вы не повысите свою продуктивность.

 

6. Старайтесь не планировать миллион задач на один день. Реально оценивайте свои силы и время.

 

7. Проявляйте гибкость при составлении плана. Будьте готовы отойти от него или оперативно внести какие-то изменения. Помните, что задача плана — помочь вам в достижении результатов.

 

8. Восполняйте потерянное время сразу же. Например, если в течение дня вам неожиданно пришлось уехать по срочным делам, то вечером уделите время той задаче, которая была не выполнена в нужное время. Старайтесь не переносить ее на следующий день.

 

9. Составляйте план только в письменном виде. Тогда вы ничего не упустите и всегда будете видеть весь список дел.

 

10. Фиксируйте результаты, а не действия. Например, вместо того, чтобы написать в плане: “созвониться с заказчиком”, лучше обозначить: “согласовать с заказчиком контент-план на следующий месяц”. Таким образом, вы изначально будете сосредоточены не на процессе, а на достижении цели.

 

Во время планирования спрашивайте себя: “В чем цель этого разговора, работы и т.д.?”, “Чего я достигну?”

 

11. Установите четкое время для реализации каждой задачи. Опытным путем доказано, что человек тратит на определенную задачу столько времени, сколько сам себе позволит. Поэтому вы должны примерно определить, сколько времени займут предстоящие дела.

 

12. Научитесь отличать важное от спешного. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным. Но именно на спешные дела мы и тратим большую часть своего времени.

 

13. Делегируйте то, что можно делегировать. Если у вас есть помощники — передайте часть дел им. Или хотя бы поручите некоторые домашние дела вашим близким.

 

14. Всегда имейте резерв времени. Он пригодится для неожиданных гостей, переписок, форс-мажоров или на случай нехватки времени для запланированных дел.

 

15. Свободное время тоже планируйте. Нельзя работать целый день без перерывов. Но старайтесь использовать это время с пользой. Например, если вы весь день работаете за компьютером, то во время перерывов откажитесь от просмотров видео или компьютерных игр. Дайте глазам и мозгу отдохнуть. Иначе перерыв не пойдет вам на пользу: вы так и не отдохнете.

 

16. Планируйте время для планирования. Это тоже часть вашего дня. На планирование следующего дня необходимо выделить хотя бы 5-10 минут.

 

17 Следите, чтобы на простую рутинную деятельность уходило как можно меньше времени. Например, на копирование документов или “причесывание” готовой работы.

 

18. Перемешивайте между собой разные виды деятельности. Чередуйте выполнение долгосрочных и краткосрочных проектов, рутинную работу и творческую деятельность.

 

Вы не обязаны выполнять все правила. Можете взять на заметку наиболее важные принципы, которых вы готовы придерживаться. Но чем больше рекомендаций вы внедрите, тем более рациональным и экономным по времени станет ваш график работы.

 

Дневное планирование по АЛЬПЕН-методу

 

АЛЬПЕН-метод — это метод планирования немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лората Зайвертиза.

Метод несложно запомнить, потому что он создан по принципу мнемотехники: каждая буква в названии метода соответствует первой букве этапов.

Если один раз посвятить время на изучение этого метода, в дальнейшем составить план работ на день вы сможете меньше, чем за 10 минут.

 

Как составить план на день по АЛЬПЕН-методу?

 

 

  • 1 этап. Анонсируем и определяем дела на следующий день

 

 

В конце дня запишите в столбик все дела, которые необходимо будет сделать завтра.

 

Включите в план:

 

  • дела, которые не успели выполнить сегодня,
  • новые рабочие задания,
  • бытовые дела.

 

При этом старайтесь распределять задачи по рубрикам и употреблять сокращения. Например:

 

З — звонки, переговоры;

М — проверка сообщений, мессенджеров;
А — делегирование дел;
ПР — письменная работа и т.д.

 

Придумывайте те сокращения или знаки, которые вам будут понятны и удобны.

 

  • 2 этап. Ликвидируем “похитителей времени” и записываем время всех задач

 

 

Рядом с каждой задачей пропишите время ее выполнения. Внизу просуммируйте все цифры и определите общее время всех дел на день.

 

Да, продолжительность отдельных заданий не всегда можно точно определить. Но на основе своего опыта вы можете указать примерное время каждой задачи и стараться его придерживаться.

 

 

  • 3 этап. Помним о резервном времени

 

 

Составляйте план только для 60% своего времени, а не на весь день. Например, если вы работаете 8 часов, то составляйте план на 5 часов. Остальное время пусть будет незаполненным. Его займут незапланированные дела и спонтанные порывы творчества.

 

 

  • 4 этап. Естественно расставляем приоритеты, сокращаем количество задач и делегируем

 

 

Расставьте задачи в порядке важности, а затем оцените реалистичность своего плана. Постарайтесь почистить его от неважных дел, какие-то задачи передайте другим. Важно избавиться от хаоса в выполнении дел и уделить внимание действительно важным пунктам из списка.

 

 

  • 5 этап. Находим время для контроля

 

 

Каждый вечер анализируйте и контролируйте выполнения плана. Подумайте, почему не удалось сделать что-то сегодня, и действительно ли это были важные задачи. Не забудьте перенести их на завтра. И эти задачи старайтесь выполнить в первую очередь. Посмотрите, как составить план на день более оптимально.

Планирование по АЛЬПЕН-методу снижает уровень стресса, повышает мотивацию и самодисциплину, а в конце дня создает ощущение успеха.

Это только один из многих методов планирования дня. Поэтому можно попробовать составить план работ на день несколькими методами, выбрать наиболее подходящий для себя и таким образом научиться управлять своим временем.

Главное запомнить, а еще лучше записать, основной принцип организации рабочего дня: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”.

Научившись этому, вы сможете изменить к лучшему не только собственную карьеру, но и жизнь в целом.

Удачного дня и исполнения всех планов!

 

Найдите нужную статью
Еще больше полезной информации на YouTube