Делегирование на фрилансе

Прошли те времена, когда вы были новичком на фрилансе. Сейчас у вас большой опыт и огромное количество проектов. Можно жить и радоваться!

Но постоянный поток заказов означает, что у вас невероятно много задач, на выполнение которых уже не хватает 24 часов в сутки.

Значит, пора освоить делегирование. Передавая часть функций другим специалистам, вы сокращаете рабочее время, освобождаете себя от рутины и имеете возможность переключиться на более творческую и интересную работу.

Но на деле передать другим часть своих обязанностей оказывается не так просто. И некоторые специалисты так и продолжают работать самостоятельно, при этом упуская возможности.

Почему же специалисты-фрилансеры отказываются от делегирования? Как сделать так, чтобы делегирование прошло успешно? Действительно ли оно необходимо?

 

Когда делегировать

В первую очередь стоит понять, что делегировать — это не просто передать другому человеку свои задачи. При делегировании вы также передаете полномочия и ответственность. Поэтому решение о делегировании должно быть обдуманным.

В каких случаях делегирование необходимо?

  • Количество работы превышает возможности.

У вас накопилось столько работы, что вы просто не справляетесь физически. А если и справляетесь, то все это сопровождается недосыпанием, стрессом, выгоранием.

  • Поток клиентов растет.

Вы понимаете, что огромное количество задач — это не временное явление. Они поступают и будут продолжать поступать к вам постоянно.

  • Вы не хотите заниматься рутинной работой.

Возможно, пока вы неплохо справляетесь с работой, но понимаете, что вместо однообразных задач могли бы сконцентрироваться на более интересных делах. А рутину хотели бы передать кому-нибудь другому.

 

Когда делегировать

 

Если у вас есть хотя бы одна из этих причин, не сомневайтесь — делегируйте. Позже вы сможете сами оценить, насколько это удобно и выгодно.

Зачем делегировать задачи на фрилансе

Фрилансеры — свободные люди, которые сами решают, когда и сколько им работать. Так не проще ли брать на себя только то количество задач, которое ты можешь выполнить?

Кто-то именно так и поступает. Но у делегирования есть свои преимущества:

  • Вы зарабатываете больше, при этом не выполняя работу. Согласитесь, что одна пара рук успеет выполнить гораздо меньше работы, чем две, четыре или восемь? А чем больше проектов вы выполняете, тем больше денег получаете.
  • Вы сохраняете доверие и интерес клиентов. Если из-за сильной занятости вы начнете отказывать клиентам, постепенно они совсем перестанут к вам обращаться. И может наступить такой момент, когда старые клиенты уйдут, а новые не появятся. С командой у вас есть возможность брать всех интересных заказчиков и при этом выполнять работу вовремя.
  • Вы расширяете свои возможности. Взяв в команду специалистов смежных профессий, вы сможете охватить больше задач и предлагать клиентам комплексные услуги.
  • Вы освобождаете свое время. Теперь большую часть задач будут выполнять помощники. А у вас появится время на другие дела.
  • Вы помогаете своим коллегам. Многие фрилансеры-новички будут безумно рады поработать в команде у опытного коллеги. А вы таким образом сможете удовлетворить одну из своих потребностей в пирамиде Маслоу.

И все-таки, несмотря на все преимущества, многие специалисты отказываются от делегирования. И на это у них есть причины.

 

Почему делегировать непросто

Казалось бы, отдал все задачи другом человеку, а сам спи спокойно. На деле очень многие фрилансеры не хотят делегировать, потому что:

  • кажется, что никто не справится лучше, чем ты сам;
  • обучение и объяснение задач помощнику занимает много времени;
  • есть риск нарваться на недобросовестных исполнителей;
  • помощникам необходимо платить, а это значит, что вы теряете часть дохода.

Однако если делегировать правильно, вы не столкнетесь ни с одной из этих проблем.

Уровни делегирования

Делегировать можно по-разному. Для этого существуют 7 разных уровней. В каждом проекте вы можете выбирать, какой уровень делегирования использовать, чтобы добиться лучших результатов.

 

1 уровень — сообщить свое решение. Это самый низкий уровень делегирования, когда специалист просто говорит помощнику, что и как необходимо сделать. А помощник выполняет задание в точности так, как ему поручили.

 

2 уровень — объяснить. Здесь руководитель не просто дает указания, а рассказывает исполнителю, почему надо сделать так, а не иначе. На этом этапе помощник может высказать свое мнение и сомнения, а руководитель их выслушать. Но, как правило, он все равно просить выполнить задание в соответствии со своими рекомендациями.

 

3 уровень — посоветоваться. На этом этапе руководитель предлагает свои варианты решения и также внимательно прислушивается к тому, что советует его помощник. Вместе они активно обсуждают возможные варианты. В конце руководитель формирует пути решения задания.

 

4 уровень — договориться. Здесь руководитель не только советуется с подчиненными, но и позволяет помощникам принимать совместное с ним решение.

 

5 уровень — предложить свое решение, но последнее слово оставить за помощниками. Здесь скорее руководитель становится помощником для своей команды. Он лишь высказывает свое мнение и рекомендации, но дает возможность команде решить, как поступить.

 

Уровни делегирования

 

6 уровень — доверие. На этом этапе руководитель лишь сообщает суть задачи, а дальше позволяет команде самостоятельно ее решить.

 

7 уровень — полное делегирование. Это самый высокий уровень, когда руководитель отдает определенную категорию обязанностей помощнику. Он не проверяет его работу, не знает, какие действия предпринимает исполнитель. По сути, в этой части работы помощник становится руководителем своего круга задач.

 

Давайте разберем на примере.

Допустим, вы занимаетесь созданием сайтов. Вы пообщались с заказчиком, узнали, чего он хочет, а затем идете к своей команде.

На первом уровне делегирования вы говорите помощнику-дизайнеру, какой дизайн необходимо придумать, какую цветовую гамму использовать, в каком приложении лучше сделать работу. Он внимательно вас слушает, делает свою работу и отдает ее вам на проверку.

На втором уровне вы объясняете дизайнеру, что необходимо использовать светлые розовые и бежевые тона, так как целевая аудитория сайта — молодые утонченные девушки.

Если вы используете третий уровень, то спрашиваете у помощника, какие цвета больше понравятся целевой аудитории, слушаете его мнение, а затем решаете (перед этим обсудив все с заказчиком), какую цветовую гамму использовать. Потом сообщаете решение помощнику.

На четвертом уровне вы активно обсуждаете возможные цвета для сайта, а после позволяете помощнику самому решить, как будет лучше.

На пятом уровне вы сообщаете исполнителю, что считаете бежево-розовую гамму наиболее подходящей, а дальше позволяете ему сделать так, как он считает нужным.

Если вы делегируете на шестом уровне, то просто говорите о том, что необходимо сделать дизайн сайта для такой-то организации. Ее целевая аудитория — молодые утонченные девушки. Рассказав основные аспекты проекта, вы ничего не советуете своим помощникам, а просто доверяете им всю работу.

Наконец, на седьмом уровне вы находите себе помощника, который полностью занимается дизайном сайтов. Вы не проверяете его работу, лишь изредка интересуетесь, как идут дела, не нужна ли помощь и т.д.

Уровень и процесс делегирования зависит от того, насколько у вас компетентные и опытные помощники, а также от вашего доверия к ним. Начинать работу стоит с самых первых уровней, а затем подниматься выше.

 

Как правильно делегировать на фрилансе

На высших уровнях делегировать проще, так как там вы доверяете своей команде и знаете, что они сделают все в лучшем виде. А вот на начальных этапах делегирование происходит по определенной схеме:

  1. Поставьте четкую задачу. Развернуто и понятно расскажите, какую проблему вы решаете и что хотите получить в результате. Если у вас есть техническое задание, дайте его исполнителю. Если нет — убедитесь, что фрилансер понял задачу и сможет самостоятельно ее решить.
  2. Установите границы полномочий и ответственности. Должен ли исполнитель ждать, пока ему скажут, что делать, спрашивать совета и только затем действовать,? Или сначала выполнить работу, а затем сообщить о результатах?
  3. Обозначьте сроки. Укажите крайний срок сдачи работы или спросите у самого исполнителя, когда он отдаст вам готовую работу. Не довольствуйтесь ответом: “Через пару дней”. Пусть назовет точную дату.
  4. Обсудите вопрос оплаты. Это важный момент и для вас, и для исполнителя.
    Как правильно делегировать на фрилансе
  5. Запланируйте контрольные точки. Если вы делегировали большую задачу, разбейте ее на несколько подзадач и обсудите их с фрилансером. Для каждой подзадачи установите время, когда вы будете проверять результат работы.
  6. Проверьте работу и подготовьте список правок, если они нужны. Дайте исполнителю возможность задать вам вопросы, помогите ему в случае каких-либо затруднений.
  7. Еще раз проверьте работу, заплатите, поблагодарите.

 

Что лучше не делегировать?

Есть и такая категория задач, которые лучше выполнять самостоятельно.

  • Общение с заказчиками. Это ключевой этап в работе над проектом. Общаясь с клиентами напрямую, вы будете уверены, что поняли задачу правильно и сделаете именно то, что просил заказчик.
  • Задачи с высокими рисками. Когда речь идет о крупном клиенте или вашей репутации, берите задачу на себя или на полный личный контроль.
  • Срочные задачи. Если сроки проекта поджимают, подумайте, может, вы справитесь с задачей быстрее, чем фрилансер, которого нужно вводить в курс дела и давать ему время разобраться в проблеме.

 

Советы по делегированию

  • Делегируйте проверенным людям. В начале сотрудничества вы можете давать фрилансерам небольшие разовые задачи, чтобы посмотреть, как они работают и насколько подходят вам в качестве исполнителей. Как только у вас появятся проверенные помощники, вы сможете работать с ними постоянно.
  • Не нужно сразу же сваливать все задачи на нового сотрудника. Вводите его в курс дела постепенно.
  • Доверяйте своим помощникам. Если вы делегировали задачу другому исполнителю, а сами каждую секунду проверяете его, говорите, что и как делать, вы и сами не отдыхаете, и не даете нормально работать помощнику.
  • Не ищите второго себя. Конечно, важно, чтобы помощник был на одной волне с вами. Но это не значит, что он должен делать все точно так же, как это сделали бы вы. Позвольте ему вносить в работу часть себя. Очень часто видение другого человека становится глотком свежего воздуха для вашего проекта.
  • В первое время ваша загруженность может вырасти, а прибыль — упасть. Это нормально, поскольку помощникам требуется время, чтобы научиться выполнять свою работу и разгрузить вас. Позже все будет наоборот: освободится время и возрастет доход.
  • Всегда оставайтесь на связи. То, что вы делегировали задачу, не значит, что исполнитель справится со всем самостоятельно. У него могут возникать вопросы. А чем дольше вы отвечаете, тем медленнее движется работа вашего помощника.
  • Будьте готовы к тому, что ответственность за проект полностью лежит на вас. Вы не сможете сказать заказчику: “Извините, это делал мой помощник, поэтому получилось так плохо”. Клиенту все равно, кто работает над его проектом. Он договорился о сотрудничестве с вами, значит, и необходимый результат будет требовать от вас.

И самый главный совет: делегируйте! Избавьте себя от рутины и неинтересных задач.

Если вы не будете делегировать, то начнете терять деньги, время, продуктивность и заказчиков. А это в свою очередь может сказаться на репутации и вашем здоровье.

Делегирование — отличный способ развивать свой бизнес и расширять свои возможности! Пользуйтесь этим инструментом и становитесь еще более успешными.

 

Удалённая профессия контент-маркетолога

Найдите нужную статью
Еще больше полезной информации на YouTube